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Cómo utilizar las tareas de Google para optimizar su vida

Rediseñado, renovado y relanzado el año pasado, Google Tasks está equipado con funciones simples de administración de tareas que son tan fáciles de usar que podría ser la persona menos experta en tecnología y aún así usarlo sin esfuerzo.

Si ha estado buscando un lista de quehaceres que se sincroniza con su correo electrónico y calendario, no busque más: Google Tasks es su respuesta. Tiene la capacidad de ordenar tu vida y organizarte tanto que incluso Marie Kondo estaría orgullosa.



En esta guía, repasaremos todo lo que necesita saber sobre las tareas de Google para ayudarlo a optimizar su vida diaria. Desde cómo funciona y cómo sincronizarlo con otros servicios de Google hasta atajos de teclado y más, los veremos todos.



¿Listo? ¡Vamos a sumergirnos!

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¿Qué es el Administrador de tareas de Google?

Oficialmente conocida como Tareas de Google (que no debe confundirse con el Administrador de tareas de Google Chrome), esta lista de tareas pendientes de Google era en realidad lanzado por primera vez en 2008 . Sin embargo, ha pasado gran parte de su existencia siendo eclipsada por muchas otras características más populares del gigante tecnológico.

El hecho de que no hubiera acceso directo con un solo clic desde la interfaz de escritorio de Gmail o Google Calendar también significaba que no se exploraba con tanta frecuencia como otros servicios.



Pero todo esto cambió en junio de 2018.

Como parte de los esfuerzos para mejorar la experiencia de G Suite, Google lanzó una serie de cambios, que incluyen agregar tareas a sus servicios principales junto con Drive, Calendar, Hangouts, etc.

Cómo utilizar las tareas de Google

En pocas palabras, Google Tasks es un servicio de gestión de tareas reducido a su núcleo básico. Con él puedes:

  • Agregar y quitar tareas
  • Agregar detalles a las tareas
  • Establecer fechas de vencimiento y horas para las tareas (sincronizar con Google Calendar)
  • Recibir notificaciones de tareas
  • Agregar correos electrónicos como tareas (sincronizar con Gmail)
  • Agregar subtareas
  • Marcar tareas como completadas
  • Tener varias listas
  • Tener diferentes listas para diferentes cuentas.

Prácticamente ofrece las características más fundamentales de una lista de tareas pendientes en un diseño y diseño extremadamente minimalistas y fáciles de usar. Puede pensar en él como una versión digitalizada del cuaderno tradicional de lápiz y papel que lleva consigo, pero está integrado con su correo electrónico y despertador.

Tal como está, está diseñado para uso individual y no tiene las capacidades más complejas de gestión de proyectos y productividad como las que ofrecen Trello, Asana y otros. aplicaciones de productividad .

Con el objetivo de brindar a los usuarios la capacidad de hacer sus vidas más eficientes, está integrado y sincronizado con posiblemente las dos funciones de G Suite más utilizadas: Gmail y Google Calendar.

Dónde encontrar tareas de Google

Si es un usuario habitual de G Suite, de los cambios que Google lanzó el año pasado, la mayor parte de su atención habría estado en el nuevo diseño de Gmail.

Las respuestas inteligentes, las composiciones de correo electrónico inteligentes y la capacidad de posponer los correos electrónicos son características nuevas excelentes y emocionantes. Pero, ¿qué pasa más allá de su correo electrónico a otras funciones nuevas, como las nuevas Tareas de Google?

Con su renovación, Google ahora ha hecho que sea extremadamente fácil para los usuarios de G Suite acceder a Tareas de Google. He aquí cómo.

Escritorio de tareas de Google

En su escritorio, Tasks ya está integrado en su interfaz de Google. Puede ubicarlo en un panel lateral a la derecha desde cualquiera de los siguientes: Gmail, Google Calendar, Drive, Docs, Sheets y Slides.

Este es un panel que puede elegir ocultar o mostrar.

Haga clic en el icono para abrir su lista de tareas.

Si es un usuario nuevo, verá que ya se ha creado una lista predeterminada llamada 'Mis tareas'. No podrá eliminar esta lista, pero puede cambiarle el nombre por el que desee.

Y eso es tan fácil como hacer clic en el menú adicional (los tres puntos verticales) en la parte superior derecha para abrir las opciones disponibles para modificar su lista, incluido el cambio de nombre.

Aplicación Google Tasks

La aplicación se puede descargar completamente gratis desde Google Play Store y iOS App Store.

Del mismo modo, para la aplicación, los usuarios nuevos tendrán la misma lista 'Mis tareas' ya creada para ellos y que se puede cambiar de nombre.

Navegar por las versiones móviles y de escritorio es prácticamente lo mismo. La única diferencia es que el menú adicional de la aplicación móvil se encuentra en la parte inferior derecha en lugar de en la parte superior derecha.

Y al igual que todas las demás funciones de G Suite, tanto las versiones de aplicaciones como las de escritorio se sincronizan automáticamente.

Agregar recordatorios a las tareas de Google desde Google Calendar

Si ha estado usando calendario de Google recordatorios y está comenzando con Tareas para organizar su vida, sin duda sería útil tener sus recordatorios y tareas en una sola lista para una fácil visualización.

Después de todo, los recordatorios de Google Calendar funcionan igual que las Tareas, y la condensación de todo en una sola vista elimina la necesidad de alternar. Además, todo entra en el plan de Google para que Tasks sea el 'Un destino para realizar un seguimiento de lo que necesita hacer en G Suite'.

Puede copiar sus recordatorios existentes de Google Calendar en dos sencillos pasos:

  1. Abra el menú adicional
  2. Seleccione la última opción de la lista: 'Copiar recordatorios en tareas'.

Sin embargo, esta es una importación única. Por lo tanto, los cambios como las ediciones en los recordatorios o los nuevos recordatorios agregados a Google Calendar después de que se hayan copiado los recordatorios existentes no se reflejarán automáticamente en Tareas. Cualquier sincronización de recordatorios y tareas a partir de este momento debe realizarse manualmente repitiendo los pasos anteriores.

Ver tareas en Google Calendar

Si es un planificador, querrá poder ver sus tareas en un calendario para que pueda organizarse. Afortunadamente, con Tareas, tiene la opción de hacerlo en Google Calendar siempre que haya establecido una fecha (y hora) para su tarea. A continuación, le indicamos cómo programar una tarea:

  1. Seleccione la opción para agregar una tarea, o si ya tiene una tarea creada, ingrese al modo de edición
  2. Haga clic en 'Agregar fecha / hora'
  3. Indique la fecha (y hora) para la que desea programar la tarea
  4. Haga clic en 'Aceptar' si está en su escritorio o 'Listo' si está utilizando la aplicación

También puede optar por programar una tarea recurrente, lo que podría ser útil si tiene medicamentos que necesita tomar a diario o regularmente, o si tiende a ser un poco más olvidadizo con cosas como pagar las facturas a tiempo.

Para que sus tareas programadas sean visibles en Google Calendar, asegúrese de tener la opción 'Tareas' seleccionada en su Google Calendar y aparecerá en el intervalo de tiempo correspondiente. Si no hay un tiempo específico asignado a la tarea, simplemente aparecerá como una tarea 'Todo el día'.

Reprogramar tareas en Google Calendar

En medio del ajetreo y el bullicio de la vida, es común que los planes no siempre salgan según lo programado. Si necesita reprogramar sus tareas, puede hacerlo directamente desde Google Calendar en su escritorio.

En realidad, esto funciona exactamente de la misma manera que reprogramar un evento. Por supuesto, existe el método de la vieja escuela de seleccionar la tarea, entrar en modo de edición y luego asignarle una nueva fecha y hora.

Alternativamente, puede simplemente arrastrar y soltar.

Si está en la vista de día, las tareas a las que se les ha asignado una hora específica se pueden mover a una franja horaria diferente. Sin embargo, las tareas de “todo el día” requerirán el método de la vieja escuela para poder reprogramarlas.

Si está en la vista de semana, las tareas a las que se les ha asignado un tiempo específico se pueden mover a cualquier intervalo de tiempo en esa semana específica. Las tareas de “todo el día” también se pueden mover a un día diferente siempre que caiga en esa misma semana.

El proceso de reprogramación se vuelve un poco más rígido en la vista mensual, ya que las cosas se vuelven bastante condensadas. Las tareas que se han configurado para una fecha y hora específicas no se pueden mover a un intervalo de tiempo diferente el mismo día y solo se pueden mover a un día diferente (dentro del mismo mes) mientras se mantiene el mismo intervalo de tiempo. Lo mismo ocurre con las tareas 'Todo el día'.

Recibir notificaciones de tareas de Google

Si lleva días muy apretados, es posible que desee activar notificaciones para facilitar su vida y recordarse a sí mismo cuándo vence una tarea. Si ha establecido una hora para su tarea, recibirá una notificación de Google Calendar en su escritorio a la hora programada. No se preocupe si se encuentra lejos de su computadora, ya que también recibirá una notificación de la aplicación Tareas.

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Si ha establecido una fecha pero no una hora, recibirá una notificación a las 9 a.m., hora local, en la fecha en que se configuró la tarea.

Solo las tareas que tienen fechas establecidas aparecerán en Google Calendar. Estos se sincronizan automáticamente, lo que significa que cualquier cambio en su fecha, hora o detalles se reflejará automáticamente en Google Calendar. Y viceversa.

Agregar correo electrónico como tarea

¿Tiene un correo electrónico importante al que responder y que simplemente no recibió cuando lo recibió? Ese puede muy bien ser el caso si usted es un emprendedor exitoso con una agenda repleta. No se preocupe más, ahora hay una solución simple para eso.

Una de las mejores características de Tasks es la facilidad con la que se integra con Gmail. Además de tener una vista todo en uno de Gmail y Tareas en su escritorio, ahora puede agregar fácilmente correos electrónicos a sus tareas.

En su navegador de escritorio

  1. Ve a tu bandeja de entrada
  2. Abrir Tareas desde la barra lateral derecha
  3. Arrastra y suelta el correo electrónico en tu lista de tareas.

Si ya está en el correo electrónico, haga clic en el menú adicional de su bandeja de entrada en la parte superior y seleccione 'Agregar a tareas'. Esto funciona independientemente de si tiene abierta la barra lateral de Tareas.

Si su lista está ordenada por fecha, la nueva tarea se agrega a la categoría 'Sin fecha' en la parte inferior de la lista. Si lo tiene ordenado por 'Mi pedido', irá directamente a la parte superior.

La tarea se nombra automáticamente como el asunto del correo electrónico y, para facilitar las cosas, hay un enlace directo en la tarea al correo electrónico.

En su aplicación de Gmail

  1. Abra el correo electrónico que desea configurar como tarea
  2. Toque los tres puntos verticales en la esquina superior derecha (junto a la marca como opción de lectura / no lectura)

  1. Seleccione 'Agregar a tareas'

Para ver o editar la tarea, simplemente haga clic en 'Ver' en el mensaje de confirmación que aparece inmediatamente. Sin embargo, esto solo dura unos segundos.

Si lo pierde, simplemente abra la aplicación para ubicar el correo electrónico recién asignado. Si tiene su lista ordenada por fecha, encontrará la tarea en la parte inferior debajo de 'Sin fecha de vencimiento'. De lo contrario, debería ser la primera tarea de su lista.

Al igual que con cualquier otra tarea, puede agregar detalles, subtareas y establecer una fecha y hora (como recordatorio para responder, por ejemplo). Y al igual que la versión de escritorio, hay un enlace directo al correo electrónico en la parte inferior para facilitar el acceso.

Clasificar tareas

Puede ordenar sus tareas por fecha o en el orden que desee. Puede hacerlo abriendo el menú adicional y seleccionando entre 'Mi pedido' o 'Fecha'.

Tener sus tareas ordenadas por fecha básicamente significa que las tareas con la fecha de vencimiento programada más temprana se enumerarán en la parte superior de su lista y descenderán en consecuencia.

Tenga en cuenta que no puede reorganizar sus tareas si las ha ordenado por fecha.

Para introducir el debate 'urgente versus importante' aquí, la tarea que se debe a continuación, obviamente, no significa que sea la tarea más urgente. Por lo tanto, puede ordenar sus tareas usted mismo con 'Mi pedido'.

De forma predeterminada, este es el orden en el que ingresó las tareas, con la adición más reciente en la parte superior de la lista. Pero puede reorganizar las tareas como desee.

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Vale la pena señalar que puede elegir que sus tareas se ordenen de manera diferente en la aplicación y el escritorio (por ejemplo, por fecha en la aplicación y por su propio orden en el escritorio o viceversa).

Atajos de teclado

Como si Tareas no fuera lo suficientemente fácil de usar, Google introdujo atajos de teclado en la versión de escritorio para que sea aún más fácil de usar.

La mayoría de estos atajos requieren que la tarea se seleccione primero. Para hacerlo, haga clic en él para que aparezca el cursor y luego presione el botón 'escapar' dos veces. Se selecciona una tarea cuando tiene una sombra gris alrededor de su borde.

A continuación, se muestra una lista de atajos de teclado útiles:

Mayús + Entrar: Visualiza / edita los detalles de la tarea (la tarea debe estar seleccionada)

Esc: Sale de la vista de detalles de la tarea o del modo de edición

Espacio: Marca una tarea como completada o incompleta (la tarea debe estar seleccionada)

Ingresar: Agrega una nueva tarea o ingresa al modo de edición de tareas (se debe seleccionar cualquier tarea)

Retroceso: Elimina la tarea (seleccione la tarea que desea eliminar y mantenga presionada la tecla de retroceso como si estuviera eliminando el nombre de la tarea)

Y algunos más:

Alt + Flecha arriba: Mueve la tarea hacia arriba (la tarea debe estar seleccionada)

Alt + Flecha abajo: Mueve la tarea hacia abajo (la tarea debe estar seleccionada)

Ctrl o Comando +]: Agrega una sangría a una tarea

Ctrl o Comando + [: Elimina una sangría de una tarea

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Mayús + T: Agrega el correo electrónico como una tarea

G + K: Abre Tareas

Y oye, también te lo ponemos más fácil. Para obtener una lista completa de estos atajos, simplemente abra el menú adicional y seleccione 'Atajos de teclado'.

Alternativamente, simplemente presione Ctrl o Comando + / en su vista de escritorio de Gmail o Google Calendar. Tenga en cuenta que las tareas deben estar abiertas para que esto funcione.

Conclusión

La facilidad de uso y accesibilidad de Google Tasks hace que su uso sea un placer absoluto. Google tiene una guía detallada publicada en su Centro de aprendizaje de G Suite . Pero, honestamente, es tan sencillo que realmente no se necesita capacitación o guía para comprender cómo navegar por él.

Además, su perfecta integración con otras funciones de G Suite, en particular Gmail y Google Calendar, ofrece una experiencia muy fácil de usar. A continuación, se muestra un resumen rápido de lo que le permite hacer esta integración:

  • Copie los recordatorios de Google Calendar en Google Tasks para obtener una descripción general completa de su horario en cualquiera de los servicios
  • Vea sus tareas en Google Calendar para evitar tener que alternar
  • Reprograme sus tareas a través de Google Calendar para una fácil organización y / o reorganización
  • Agregue correos electrónicos de Gmail como una tarea para recordar que debe acceder a ellos más tarde
  • Utilice las combinaciones de teclas de los servicios básicos de G Suite para acceder y administrar sus tareas con facilidad

Ya sea que estés pensando en iniciar un negocio o ya tiene uno en funcionamiento, el diseño simple y las funciones de Google Tasks garantizan que la administración de tareas de su empresa sea sencilla.

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